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索引号:  HB0230000/2020-13954 文号:  黑环办发[2020]78号
发布机构:  办公室 生成日期  2020年08月20日
名称:  关于印发《黑龙江省生态环境厅公文处理办法》的通知

关于印发《黑龙江省生态环境厅公文处理办法》的通知

发布日期:2020-08-20


厅机关各处(室)、直属各单位:

为推进黑龙江省生态环境厅公文处理工作科学化、制度化、规范化,提高公文处理质量和效率,根据《党政机关公文处理工作条例》《生态环境部公文处理办法》和黑龙江省《党政机关公文处理工作条例》实施细则等有关规定,结合我厅实际,制定《黑龙江省生态环境厅公文处理办法》。现印发给你们,请遵照执行。

 

 

 

                       黑龙江省生态环境厅办公室

                             20208

 

 

 



 

黑龙江省生态环境厅公文处理办法

 

第一章   

 

第一条  为推进黑龙江省生态环境厅公文处理工作科学化、制度化、规范化,提高公文处理质量和效率,根据《党政机关公文处理工作条例》《生态环境部公文处理办法》和黑龙江省《党政机关公文处理工作条例》实施细则等有关规定,结合我厅实际,制定本办法。

第二条  本办法适用于黑龙江省生态环境厅机关各处(室)、直属各单位。

第三条  本办法所称公文(含电子公文电报,下同),是黑龙江省生态环境厅在行政管理过程中使用和形成的具有特定效力和规范体式的公文文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。

    第四条  公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条  公文处理工作应当严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家秘密安全。

公文处理工作应当按照国家、省政府和黑龙江省生态环境厅关于政府信息公开的有关规定,做好相关信息公开工作。

第七条  黑龙江省生态环境厅办公室归口管理公文处理工作,并指导和督促检查厅直属各单位的公文处理工作。

 

第二章  公文种类

 

第八条  常用公文种类有:

(一)决定。适用于对重要事项或重大行动作出决策和部署、奖惩有关单位及人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(二)公告。适用于发布全省生态环境标准,发布生态环境其他规范性文件以及其他需要让公众周知的重大生态环境事宜。

(三)通告。适用于在一定范围内公布社会各有关方面应当遵守或者周知的生态环境事项。

(四)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见可多方向行文,用于上行文时,主要是向上级机关就有关工作、事项提出建议;用于平行文时,主要是就某项工作、某些事项提出意见,供对方参考;用于下行文时,主要是就重要问题提出切实可行的政策措施。

(五)通知。适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,发布、传达要求下级机关办理和有关单位周知或者执行的事项,任免黑龙江省生态环境厅内设机构干部及直属单位领导班子成员。黑龙江省生态环境厅依据职权需要告知其他部门知晓或者办理某一事项时,也可使用通知文种。

(六)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(七)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。

(八)请示。适用于向上级机关请求指示、批准有关事项。

(九)批复。适用于答复下级机关和单位的请示事项,批复环境影响报告书(表)等。

(十)函。适用于不相隶属机关之间联系商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(十一)纪要。适用于记载和传达黑龙江省生态环境厅会议主要情况和议定事项。

第九条  黑龙江省生态环境厅公文适用范围

(一)中共黑龙江省生态环境厅党组文件

1.向省委请示和报告工作、反馈情况,答复省委的询问;

2.向省委报告重要指示批示贯彻落实情况;

3.任免中共黑龙江省生态环境厅党组管理的干部职务;

4.向黑龙江省生态环境厅系统和全省生态环境系统印发全面从严治党等方面的方案、制度等文件;

5.设置中共黑龙江省生态环境厅党组重要议事协调机构;

6.其他需要以中共黑龙江省生态环境厅党组名义行文的事项。

(二)黑龙江省生态环境厅文件(函)

1.向生态环境部、省委省政府请示和报告工作、反馈情况,答复询问;

2.向生态环境部、省委省政府报告重要指示批示贯彻落实情况;

3.发布决定,向市(地)生态环境局、直属单位部署全局性的重要工作,对全局性的重要事项提出指导意见;

4.与省委、省政府有关部门、直属机构和有关市(地)人民政府(行署)联合印发文件、商洽工作;

5.按照职责权限或省政府授权,向市(地)人民政府(行署)行文;

6.执行生态环境法律、法规、国务院及省政府法规性文件和部门规章的规定,影响生态环境管理相对人权利和义务,具有普遍约束力并能够反复适用的规范性规定;

7.传达生态环境部、省政府及厅领导的讲话精神或情况;

8.按照职责权限作出的行政复议决定和以黑龙江省生态环境厅名义作出的对行政管理相对人的处罚事项;

9.办理人大建议、议案、政协提案的答复意见;

10.其他需要以黑龙江省生态环境厅名义行文的行政事项。

(三)黑龙江省生态环境厅办公室文件(函)

1.向市(地)生态环境局、厅机关各处(室)、直属各单位及省委、省政府有关部门、直属机构的相应机构行文;

2.印发黑龙江省生态环境厅机关组织的会议、培训活动的通知;

3.宣传有关地方、部门在工作实践中的经验和做法;

4.印发黑龙江省生态环境厅办公室职责范围内的业务性文件;

5.其他需要以黑龙江省生态环境厅办公室名义行文的行政文件;

(四)黑龙江省生态环境厅白头文、厅办公室便函

与有关单位进行日常性征求意见、商洽工作、沟通情况;印发召开会议、报送材料等工作通知。

(五)黑龙江省生态环境厅处函

机关内设机构在职责范围内,向机关处(室)和直属单位行文,与生态环境系统有关单位进行非指令性、非普发性的业务工作联系;与不相隶属的机关及企事业单位商洽或回复一般性业务工作。

第十条  机关处(室)如确需使用其他发文形式,应当提出该发文形式的使用范围、管理权限、发送对象、审核及签发程序、公文格式及编号规则,报厅办公室批准。

 

第三章  公文格式

 

第十一条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等部分组成。

(一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。如需标注份号,一般用63号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。

(二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉及国家秘密的公文应当根据涉密程度分别标注绝密”“机密”“秘密和保密期限;不明确事项和有争议事项密级与保密期限的确定,按照定密管理规定办理。凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项,其保密期限按照绝密事项30年、机密事项20年、秘密事项10年认定。如需标注密级和保密期间,一般用3号黑字体,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

(三)紧急程度。根据公文送达和办理时限要求的紧急程度,应当分别标注特急”“加急,电报应当分别标注特提”“特急”“加急”“平急。如需标注紧急程度,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角。

如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

(四)发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加文件二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独使用主办机关名称。并用联合发文机关名称的,一般应当将主办机关名称排列在前。

(五)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。发文字号编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号〔〕括入;发文顺序号不加字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加字。上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。

(六)签发人。上行文应当标注签发人姓名。如有多个签发人,签发人姓名应当按发文机关顺序自左到右、自上而下均匀排列,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

(七)标题。由发文机关名称、事由和文种组成。公文版头已明显反应发文机关名称的,可不标注。公文标题应当注重提炼,准确简要概括公文主要内容并标明公文种类。标题回行时应做到词意完整,排列时应使用梯形或者菱形,不应使用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。

(八)主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称置于版记中抄送机关之上一行。

黑龙江省生态环境厅公文主送机关常用的类型有:各市(地)生态环境局;厅机关各处(室)、直属各单位。

(九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。应当符合国家法律法规和方针政策,力求简明扼要,观点鲜明,用语准确,层次清楚,结构严谨。公文首页必须显示正文。

(十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。印发、转发、批转的对象不能作为附件。如有附件说明,在正文下空一行左空两字编排附件二字,后加全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如附件:1.xxxx”);附件名称后不加标点符号。附加名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

(十一)发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

(十二)成文日期。署会议通过或者黑龙江省生态环境厅负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。电报以发出日期为准。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。

(十三)印章。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。

(十四)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。请示和报告应当在附注处注明联系人姓名和电话。如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

(十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应与公文正文一起装订。征求意见的文本作为附件的,可另行印制。应当放在版记之前,格式同正文。

(十六)抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。既有主送机关又有抄送机关时,应将主送机关置于抄送机关上一行,之间不加分隔线。抄送机关依上级机关、平级机关、下级机关次序排列。最后一个抄送机关名称后标句号。

(十七)印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。送印日期以公文校对后送印的日期为准。

(十八)页码。公文页数顺序号。页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字,数字左右各放一条一字线。

第十二条  公文用纸采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。

第十三条 公文的版式按照《党政机关公文格式》(GB/T9704-2012)执行。

 

第四章  行文规则

 

第十四条  行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。

第十五条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。

第十六条  向上级机关行文,应当遵循以下规则:

(一)原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。

(二)以黑龙江省生态环境厅名义向生态环境部请示、报告重大事项时,应当经省政府同意或者授权,并在文中注明已经省政府同意;属于职权范围内的事项可以直接报送。

(三)下级生态环境部门报送的请示事项,如需以黑龙江省生态环境厅名义向省政府或者生态环境部请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级机关。

(四)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。向上级机关报送请示,应当附有背景材料、情况说明、联系人和联系电话等。

(五)除省委、省政府领导或者生态环境部领导直接交办的事项外,不得以黑龙江省生态环境厅名义向省委、省政府领导或者生态环境部领导报送公文,不得以个人名义向省委、省政府或者生态环境部报送公文。

第十七条  向下级机关行文,应当遵循以下规则:

(一)主送受理机关,根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送省政府和生态环境部。

(二)黑龙江省生态环境厅可以在职权范围内向下级生态环境部门行文;黑龙江省生态环境厅办公室可以在职权范围内向下级生态环境部门行文。

(四)涉及机关多个处(室)职权范围内的事务,应当与相关处(室)协商一致后行文,不得擅自向下行文。

第十八条  黑龙江省生态环境厅除以函的形式商洽工作、询问和答复问题外,一般不向市(地)人民政府(行署)正式行文。如确需行文,应当报请省政府批转或者由省政府办公厅转发,因特殊情况确需行文,应报经省政府批准,并在文中注明经省政府同意。一般不得向地方政府提出指令性要求。

第十九条  根据职权范围,黑龙江省生态环境厅可以与省委各部委,省政府各直属单位,各省、自治区、直辖市生态环境部门等相互行文;可以与同级党政机关或者同级其他机关联合行文。联合行文,应由主办单位首先签署意见,再由协办单位进行会签。

第二十条  除答复人大代表建议、政协委员提案、办理行政处罚或者行政复议案件、答复信访人外,一般不对个人行文。

第二十一条  黑龙江省生态环境厅普发性公文原则上应当主送各市(地)生态环境局,抄送驻厅纪检监察组,根据需要抄送机关各处(室)、直属各单位。向下级生态环境部门行文,必要时应当抄送该下级生态环境部门所在地的人民政府。

第二十二条  除厅办公室外,机关各处(室)一般不得对外正式行文;机关各处(室)、直属各单位不得向市(地)生态环境局印发普发性、指令性公文或者在公文中向市(地)生态环境局提出指令性要求。

厅直属机关党委可以根据有关规定在职权范围内向驻厅纪检监察组、机关各处(室)、直属各单位的党群组织行文。

第二十三条  黑龙江省生态环境厅直属各单位非以厅名义对外行文时,不得使用厅文头纸,应当使用具有本单位标志的文头纸。

 

第五章  公文精简

   

第二十四条  公文精简是指通过采取积极有效的措施,严格控制公文数量、规格、篇幅和印发范围,做到公文数量适度、规格适用、篇幅适当、印发范围适宜。

第二十五条  深入贯彻中央八项规定及其实施细则精神和省委省政府九项规定,落实关于解决形式主义突出问题切实为基层减负具体措施,严格执行省委省政府精简文件要求,切实为基层减负。严格按照核定发文指标发文,不得超指标印发文件,注重提高公文质量。

第二十六条  严格控制公文数量。凡法律法规已作出明确规定、现行文件已有部署且仍然适用的,不再重复发文。对内容相近的发文加强统筹综合,能归并的尽量归并。没有实质内容、可发可不发的文件,不得印发。贯彻落实上级文件,可结合实际制定务实管用的举措,除有明确规定外,不再制定贯彻落实意见和实施细则。分工方案原则上应当合并到文件中或作为附件一并印发,不再单独发文。

第二十七条  严格控制发文规格

(一)由黑龙江省生态环境厅或黑龙江省生态环境厅联合其他部门发文能解决的,事项比较具体的,不再上报省委、省政府(含省委办公厅、省政府办公厅)转发或印发。

(二)以黑龙江省生态环境厅办公室名义发文能解决的,不以黑龙江省生态环境厅名义发文。除发布法规、规章、标准以及涉及全省生态环境系统重大事项、重点工作任务或有明确要求等情况需要以黑龙江省生态环境厅名义印发,一般应当以黑龙江省生态环境厅办公室名义印发。

(三)厅领导讲话主要以会议纪要形式印发给参会人员。会后由会议主办部门起草签报厅领导审批后,将厅领导讲话上传黑龙江省生态环境厅门户网站领导讲话栏目。

特别重要讲话如需印发纸质通报,由会议主办部门起草签报送厅办公室校核提出意见,报请分管厅领导批准后,再履行发文程序。

    第二十八条  严格控制公文篇幅。公文力求简短,减少一般性论述,杜绝空话、套话、虚话。凡以黑龙江省生态环境厅名义印发的政策性文件,原则上不超过10(一般5000字以内)。向生态环境部或省委、省政府呈报的综合性报告一般在4000字以内,专项报告一般在2500字以内。

    严格控制公文的印发范围和印发份数。

 

第六章 公文起草

 

第二十九条  公文的起草应当做到:

(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,符合上级机关的指示、意见和要求。

(二)按照服务经济社会发展全局和全面履职的要求,完整准确体现发文机关意图,并同现行有关公文相衔接。

(三)从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。

(四)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

(五)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼。

(六)文种正确,格式规范,定密准确。

(七)涉及其他单位、部门职权范围内的事项,必须征求相关单位、部门意见,力求达成一致。

(八)拟稿单位主要负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第三十条  厅党组会议纪要由党组秘书起草,报送党组成员审示后,呈送党组书记审定。厅长办公会、专题会会议纪要由提议主办部门起草,报送厅办公室,由厅办公室核报主持召开会议的厅领导审定。

第三十一条  厅党组在履行职责过程中形成的具有普遍约束力、可以反复适用的规则、办法、细则、决定、意见、通知等党组文件自印发之日起30日内,拟稿单位要将备案报告、正式文本、制定说明,一式3份装订成册(电子文件光盘)报送厅办公室,厅办公室审核后通过业务信息与电子文件交换系统和机要交换报送省委办公厅法规处备案。

黑龙江省生态环境厅在实施行政管理过程中制定的涉及公民、法人或者其他组织权利义务、在一定期限内可以反复适用、具有普遍约束力的办法、意见、方案、通知等行政规范性文件,自公布之日起15日内,拟稿单位要将备案报告、正式文本、起草说明连同法规与标准处出具的合法性审查意见报送厅办公室,厅办公室审核后通过网上备案信息系统报送省司法厅备案。

第三十二条  起草文件前,拟稿单位要深入调查研究,主动加强与相关部门和单位的沟通。公文内容涉及其他部门职责的,应当根据需要采取当面协商、书面征求意见、专题会议研究等方式充分征求其他部门的意见。

严格控制征求意见文件的数量,准确界定征求意见范围。除特别重要事项外,同一事项不得反复征求意见。

征求意见要求回复的日期,一般事项不少于3个工作日,重大或重要事项不得少于10个工作日。特殊情况需要尽快办理的,应与被征求意见部门沟通协商,说明情况。

第三十三条  公文中的人名、地名、数字、引文等应当准确。引用公文应先引标题,后引发文字号。日期应写明具体的年月日。必须使用国家法定计量单位。

第三十四条  公文结构层次序数,第一层为一、、第二层为(一)、第三层为“1.”、第四层为1

第三十五条  公文中使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或者其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

第三十六条  数字用法应符合国家标准。在使用数字进行计量、编号的场合,以及现代社会生活中出现的事物、现象、事件,其名称的书写形式中包含阿拉伯数字,且已经广泛使用而稳定下来,应当采用阿拉伯数字。

如要突出数量概念和简洁醒目,应当使用阿拉伯数字;如要突出庄重典雅,应当使用汉字数字。

第三十七条  办文所依据的原件或者背景材料应作为参阅件。如对正文进行解释或者说明,应附起草说明或者补充说明。

第三十八条  严格执行有关保密规定,涉密文件按规定标注密级和保密期限。

按照政府信息公开的有关规定,非涉密文件应当在密级栏内标注不涉密字样,并准确选择公开范围。

第三十九条  按办文时限要求合理、实事求是标注缓急程度。需要在印发的正式文件中标明缓急程度的,拟稿人提出文件缓急程度,标注在缓急程度栏内,并经拟稿单位主要负责人确定。

已经超过规定的回复期限,需要按加急件或特急件办理的,应当说明理由。

第四十条  除印发密级公文、联合行文和需要加急办理的公文情况外,一般应使用协同办公系统履行发文程序。杜绝逆向行文,即先由厅领导审签再由厅办公室审核。

 

第七章 公文审核

 

第四十一条  黑龙江省生态环境厅公文严格执行分级审核负责制度。

公文起草后应当分别经机关处(室)和直属单位主要负责人、厅办公室核稿人员、厅办公室负责人对文件进行审核,下行文须先经法规与标准处进行规范性文件认定。

各处(室)和直属单位主要负责人外出期间,可委托本处(室)和单位副职负责审核。报送省委、省政府和生态环境部的重要文件,必须经各处(室)和直属单位主要负责人审核。

第四十二条  公文审核的基本要求:

    (一)公文体例、格式、文种正确。

    (二)发文审批单所列各项内容填写齐全、准确。

    (三)办文依据符合规定,附件及参阅件完整。

    (四)公文按规定时限办结。

    (五)对涉及厅机关其他处(室)、单位职责的事项,充分征求意见,提出会签单位审核意见。

    (六)对涉及厅外单位的事项,进行协商和会签。

拟稿单位审核的主要职责:公文内容是否符合国家法律法规;是否观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确;是否属于保密文件;是否属于政务公开文件;提出的政策、措施是否切实可行。

办公室审核的主要职责:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则,公文格式是否符合本办法的规定等。

法规与标准处审核的主要职责:对下行文(主要是通知、意见等文种的公文)进行规范性文件认定审核,如认定是非规范性文件,将其转厅办公室核稿;如认定是规范性文件,将其退回拟稿单位,并让该单位报送起草说明(含政策解读)。

审核人应本着高度负责的态度,对公文进行认真审核,并在审核后签署姓名和审核日期。

第四十三条  有关单位向我厅来函征求意见、商洽工作、沟通情况的,主办部门应当根据来函情况使用黑龙江省生态环境厅函、黑龙江省生态环境厅白头文等文种拟稿回复。

第四十四条  按要求报送的材料和回复性公文,各主办部门一般应在反馈截止期限前至少1天将拟制的公文送至厅办公室审核。如遇特殊情况,应标记特急”“加急字样,优先进行审核、签发、印送,确保按时反馈。

第四十五条  修改和签批公文时,书写字迹及所用纸张应当符合归档要求,不得使用纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔、铅笔,不得在文稿装订线外书写。

第四十六条  经办公室修改审核后的公文,拟稿人不得擅自更改。确需清稿的公文,由拟稿人认真进行清稿并将修改稿附后,一并报厅领导审批签发。

第四十七条  经审核不宜发文的公文文稿,应当退回拟稿单位并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由拟稿单位修改后重新报送。

第四十八条  公文内容涉及其他单位或者厅机关其他部门工作职责的,拟稿单位应履行会签程序或者商请联合行文。如部门间有分歧意见,由拟稿单位负责与相关部门协调。应会签而未经会签的公文,厅办公室不予受理。

第四十九条  省政府各直属单位、市(地)人民政府(行署),同级人民团体和具有行政职能的事业单位拟与黑龙江省生态环境厅联合或者会签的公文,由厅办公室登记并转有关处(室)、单位提出意见,而后报分管厅领导签发。

各处(室)和直属单位不得与其他单位机构联合行文。

第五十条  在报送需省政府或者省政府办公厅审核发文的公文代拟稿时,如公文文稿是经省政府会议研究决定的,应附有会议纪要等材料;如文稿是经省政府领导指示(批示)的,应附有省政府领导的批示;如文稿是我厅代拟后请示以省政府或者省政府办公厅发文的,应向发文机关报送请示文件或说明。

 

第八章  公文签发

 

第五十一条  黑龙江省生态环境厅带发文字号的公文必须经厅领导审批签发。

厅发布的决定、厅党组管理干部职务的任免文件、党组会会议纪要,由厅党组书记签发。报送省委、省政府上级机关的重要请示、报告以及依法简化公开征求意见和集体讨论决定程序的规范性文件,经主管副厅长审定后,由厅长签发;如厅长公出,由厅长委托的副厅长签发。其它以厅名义发文,由厅领导按照分工签发。

白头文需拟稿单位主要负责人审核,办公室核稿后签批。

第五十二条  黑龙江省生态环境厅白头文,由厅办公室主任或由厅办公室主任授权办公室其他负责人签发。根据需要,报请分管厅领导或厅长签发。

第五十三条  黑龙江省生态环境厅处函由处室主要负责人或主要负责人授权的副职签发。

第五十四条  内部审计文件,以黑龙江省生态环境厅内部审计形式发文,发文代字为黑环财审,由厅财务审计处主要负责人提请分管厅领导签发,厅办公室只对发文内容和格式进行形式审核。

第五十五条  公文签发后,经厅办公室校对无误后编发文号送印。自签发之时起,特急件应当于2小时内、加急件于4小时内进行校对、编发文号。拟稿人应当主动跟踪公文办理状态。

第五十六条  签发公文时,签发人应当签署意见、姓名和审批日期。其他审批人圈阅或者签名,视为同意。

第五十七条  经签发的公文即行生效,不得更改。如需修改,应当提出充分依据,经拟稿单位主要负责人和厅办公室主任审核同意,报签发人审核批准。

 

第九章  会签与联合行文

 

第五十八条  公文涉及机关其他部门职权范围或需其他部门核实把关的,拟稿单位应当主动与有关部门协商、会签后方可行文。有关部门应当密切配合、相互支持。应当会签而未经会签的公文,厅办公室不予受理。

办理涉及重要立法或者合法性是否充足的规范性文件,应当送法规与标准处进行合法性审核。

第五十九条  黑龙江省生态环境厅或黑龙江省生态环境厅办公室与同级党政机关和同级其他机关(以下统称同级厅外单位)或其办公室联合行文或会签,拟稿单位应当在厅内达成一致意见后,通过电话、征求意见函、面谈等适当方式与同级厅外单位先行沟通,就行文内容、行文方式等取得基本一致后,再正式进入公文拟制程序。

办理具有重大影响的联合行文,拟稿单位应当将工作思路报请分管厅领导同意后,再与同级厅外单位进行沟通。

第六十条  黑龙江省生态环境厅或黑龙江省生态环境厅办公室与同级厅外单位或其办公室联合行文或会签,应当按照黑龙江省生态环境厅公文拟制程序,经厅领导签发,由拟稿单位送同级厅外单位联合签发、会签后,送厅办公室编发文号送印。

第六十一条  同级厅外单位或其办公室拟与黑龙江省生态环境厅或黑龙江省生态环境厅办公室联合行文或会签的公文,由厅办公室登记转请主办部门研究提出办理意见,报请分管厅领导审签。如有问题把握不准,分管厅领导可提出明确意见,报厅长审签。

主办部门应当会同相关部门对行文内容、行文方式等进行全面审核;如有不同意见,应当与来文单位沟通协商取得一致;如不能取得一致,应当提出处理意见报厅领导审签。

除厅办公室外,机关各处(室)、直属各单位不得与其他单位机构联合行文。

第六十二条  报请省委、省政府审批的事项,凡涉及其他单位职权的,应当主动与相关单位充分协商,由厅长与相关单位负责人会签或联合报省委、省政府审批。单位之间有分歧的,厅领导和机关主办部门主要负责人应当亲自协商,协商后仍不能取得一致的,应当列明各方理据,提出办理意见,与相关单位有关负责人会签后报省委、省政府决定。

第六十三条  同级厅外单位或其办公室与黑龙江省生态环境厅或黑龙江省生态环境厅办公室联合行文印制时,由机关主办部门派人校核和监印,使用印模应当当日归还。

 

第十章  印制与发送

 

第六十四条  黑龙江省生态环境厅发出的公文应当按规范格式印制,禁止手写公文加盖公章印发。

第六十五条  厅办公室对公文进行排版校核后,通知拟稿人进行拟稿单位复合稿,拟稿人确认无误后,签署姓名和日期,发送至打字员办理及文书用印。

厅办公室打字员按照文件最终校核稿印制正式文件并分发。文件也可由拟稿单位自行分发。

第六十六条  公文印制人员应当认真负责,按时保质完成公文印制工作,确保公文版面整洁、字迹清晰、格式规范。对印制质量不符合要求的公文,应当主动、及时予以重新印制。

第六十七条  公文签发后应当及时印制和发出。自送印之时起,特急件应当于2小时内发出,加急件在1个工作日内发出。

第六十八条  公文签发后,因故需要推迟或取消发文时,需要由拟稿单位及时作出文字说明,经部门主要负责人签署意见后,报文件签发人或上一级领导批准,并送厅办公室与协调中心进行销号和备案。

第六十九条  主送或抄送省委、省政府及其有关部门、直属机构部,市级生态环境局,直属单位以外的公文,拟稿单位应按照程序通过机要交换方式进行。

 

第十一章  收文办理

 

第七十条  收文办理指对收到公文的办理过程,包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、归档、销毁等程序。

第七十一条  根据公文的文种和内容,收文分为阅件和办件。阅件为不需要回复或办理的阅知性文件。办件为收文中涉及包括上级交办事项,省委、省政府有部门、直属机构、市级生态环境局来文中需要回复或办理的事项。

需要办理的事项,由厅办公室提出拟办意见送厅领导审示,或直接批转机关处(室)、直属单位办理。

第七十二条  收文办理主要程序

(一)签收。对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。其他部门和人员代收的主送黑龙江省生态环境厅和黑龙江省生态环境厅办公室的文件,应当及时转交厅办公室处理。

(二)登记。对公文的标题、来文单位、办理时限等信息应当详细记载。

(三)初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是:是否应当由黑龙江省生态环境厅办理,是否符合行文规则,文种、格式是否符合要求,涉及其他单位职权范围内的事项是否已经协商、会签,是否符合公文起草的其他要求。对符合规定的公文按程序运转,经初审不符合规定的公文,应当及时退回来文单位并说明理由。

(四)承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报厅领导批示或者转有关部门办理;需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门。紧急公文应当急事急办。承办部门对交办的公文应当及时办理;对涉及其他部门职责范围的公文,承办部门必须主动与相关部门协商,取得一致意见后,方可作出决定或者报送厅领导;协办部门应积极配合,在规定时间内及时明确表达本部门意见;有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

(五)传阅。根据厅领导批示和工作需要,将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。

(六)催办。及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文由厅办公室专人负责催办,督促主办部门按时限要求反馈办理结果。

(七)答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。

第七十三条  厅办公室对重要收文按照厅领导分工和部门职责进行签批和分送。如只需报请分管厅领导签批的,并转送有关部门办理的,不再送请厅长签批。

    需报请厅长及其他厅领导同时签批的收文,厅办公室先报请厅长签批后,再报请其他厅领导签批,有关部门遵照厅领导批示要求研究办理。

如厅长因外出任务等情况不能及时签批,由其委托主持工作的厅领导或分管厅领导签批意见后,主办部门先行办理。

第七十四条  机关处(室)、直属单位主要负责人接到收文后,应当指定承办人。承办人应当抓紧办理,不得延误、推诿。公文在办理过程中,承办人因公出差或请假,应当按程序将工作移交。

第七十五条  机关各处(室)、直属单位应当及时处理黑龙江省生态环境厅协同办公系统待办文件下的公文并更新办理进度,按时办结公文。

第七十六条  省委、省政府有关部门来文中明确提出由黑龙江省生态环境厅主要负责同志签署意见后反馈的公文,如厅长有外出任务等情况不能及时签署意见,由主办部门负责与来文单位进行沟通,征得对方同意后晚复;不同意晚复的,协调其他厅领导代为审签,但主办部门及厅办公室要事先报请厅长同意,并注明原由及请示情况。

 

第十二章  公文归档

 

第七十七条  公文办理完毕后,应当根据有关档案法律法规以及黑龙江省生态环境厅档案管理规定,及时收集齐全、整理归档。个人不得私自保存应当归档的公文。

第七十八条  归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期向厅办公室移交。

第七十九条  联合办理的公文,黑龙江省生态环境厅为主办单位的,由拟稿单位将会签后的原件交厅办公室归档;黑龙江省生态环境厅为会办单位的,保存相关复制件或其他形式的公文副本。厅领导兼任其他机关职务的,在履行所兼职务过程中形成的公文,由兼职机关存档。

第八十条  厅办公室负责对归档工作进行业务培训、指导,对机关各处(室)、直属各单位移交的归档文件进行检查接收,并定期通报文件材料的归档情况。

 

第十三章  公文管理

 

第八十一条  黑龙江省生态环境厅公文由厅办公室统一管理。

第八十二条  涉密公文确定密级前,应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后,应当按照所定密级严格管理。机密级以上公文由厅办公室专人管理。

公文的密级需要变更或者解除的,由原确定密级的机关或者其上级机关决定。

涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件单位机要收发人员进行传递,也可通过符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第八十三条  复制或者汇编机密级、秘密级公文,应当符合有关规定并需经厅领导批准。绝密级公文一般不得复制或者汇编,确有工作需要的,应当经发文机关或者其上级机关批准。

复制或者汇编的涉密公文视同原件管理。复制件应当加盖省生态环境厅机关戳记。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第八十四条  公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行;需要变更的,应当经发文机关批准。

涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道,由发文机关确定。

第八十五条  公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印机关的证明章。

第八十六条  公文被撤销,视作自始不产生效力。公文被废止,视为自废止之日起不产生效力。

第八十七条  不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。

涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批、登记手续,确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第八十八条  工作人员离岗离职时,其所在处(室)、单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八十九条  密码电报的使用和管理,按照有关规定执行。

 

第十四章  电子公文

 

第九十条  电子公文是指在计算机网络系统中形成的具有规范格式的公文的电子数据。黑龙江省生态环境厅制发的电子公文在全省生态环境系统内部具有行政效力,可以作为全省生态环境系统、机关内部处理公文的依据。

第九十一条  起草、审核、签发和办理非涉密公文,应当使用黑龙江省生态环境厅协同办公系统;涉密公文应当在厅办公室专用保密机器上印制。

厅办公室负责公文管理系统的运行管理,协调、指导协调中心开展技术支持与维护工作。

第九十二条  机关内部发送的各类布置性、告知性、事务性公文,可采用电子公文形式,需要对外其他单位形成的公文,应当制成纸质文件。

第九十三条  黑龙江省生态环境厅协同办公系统形成的单子公文办理完毕后,应当按照有关规定及时办结、归档,公文数据应当备份。

 

第十五章  公文管理责任

 

第九十四条  厅机关各处(室)、直属各单位主要负责人对本部门起草的公文质量负责。对于不符合要求的公文,厅办公室核稿人员应当与拟稿人沟通,并进行修改。质量问题比较突出的,退回拟稿单位或拟稿人重新办理,并经本部门主要负责人重新审签后,送厅办公室审核。

机关部门公文质量出现严重问题以及办文延误的,追究有关工作人员的责任。

 

第十六章      

 

第九十五条  黑龙江省生态环境厅办公室负责对本办法的贯彻落实情况进行监督检查,并负责对本办法解释。

第九十六条  黑龙江省生态环境厅直属各单位公文处理可据此制定实施细则。

第九十七条  本办法自印发之日起施行。20121227日印发的《黑龙江省环境保护厅公文处理办法》(黑环办〔2012216号)同时废止。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

黑龙江□□□□□文件

 

 

   □□呈〔2020                   签发人:□□□

 

 


关于□□□□□□□的请示(报告)

 

□□□□:

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

□□□□□□□

妥否,请批示(专此报告)。

 

附件:1.□□□□□□

      2.□□□□□□

                              黑龙江省□□□□□

                                 2020年□月□日

 

(联系人:         联系电话:        

 

 

 

黑龙江□□□□□文件

 

 

   □□呈〔2020                   签发人:□□□

 

 


关于拟冠以“经省政府同意”字样

印发(呈报)□□□□□□□的请示

 

省政府:

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

□□□□□□□ ,现申请冠以“经省政府同意”字样印发(呈报)□□□□□□□。

妥否,请批示。

 

附件:1.□□□□□□

                              黑龙江省□□□□□

                                 2020年□月□日

 

(联系人:         联系电话:        

 

 

黑龙江□□□□□文件

 

 

   □□呈〔2020                   签发人:□□□

 

 


关于拟以省政府名义印发(呈报)

□□□□□□□的请示

 

省政府:

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

□□□□□□□□□□□□。

现将《□□□□□□□(代拟稿)》呈上,请审示。

 

附件:1.□□□□□□

                              黑龙江省□□□□□

                                 2020年□月□日

 

(联系人:         联系电话:        

 

 

黑龙江□□□□□文件

 

 

□□发〔2020 

 

 


关于□□□□□□的通知

 

□□□□:

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

□□□□□□□

 

附件:1.□□□□□□

      2.□□□□□□

(印发内容不作为附件,直接跟随正文)

 

                              黑龙江省□□□□□

                                 2020年□月□日

 

    (附注内容)

黑龙江省□□□□□

                                                                                

                                   □□函〔2020 

 

关于商请(反馈)□□□□□□的函(复函)

 

□□□□:

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

□□□□□□□

    此函,望予以支持配合(特此复函)。

 

附件:1.□□□□□□

      2.□□□□□□

 

 

 

 

 

                               黑龙江省□□□□□

                                 2020年□月□日

 

 

 

 


黑龙江省□□□□□

                                                                                 

                                        2020 

 

关于□□□□□□情况说明的函

 

□□□□:

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

□□□□□□□

    特此说明。

 

附件:1.□□□□□□

      2.□□□□□□

 

 

 

 

 

                               黑龙江省□□□□□

                                 2020年□月□日